Автоматизация розничной торговли: советы техника

Из чего состоит автоматизация магазина

Если открыть каталог торгового оборудования, список получится внушительный:

• компьютер или POS-моноблок;

• онлайн-касса или фискальный регистратор;

• сканер штрихкодов;

• принтер этикеток;

• денежный ящик;

• торговые весы;

• дисплей покупателя;

• банковский терминал;

• терминал сбора данных;

• электронные ценники;

• и ещё много замечательных вещей, без которых пять минут назад вы прекрасно жили.

Покупать всё сразу совершенно не обязательно.

Небольшому магазину одежды могут вообще не понадобиться весы. Если весь товар приходит с готовыми штрихкодами, возможно, не понадобится принтер этикеток. А вот магазину с маркированными товарами нужен хороший 2D-сканер.

Поэтому у каждой коробочки на прилавке должна быть работа.

Совет техника: сначала напишите, какие операции хотите автоматизировать, и только потом составляйте список оборудования. Если не можете ответить, зачем магазину конкретное устройство, возможно, оно вам пока и не нужно.

А что вообще должна делать автоматизация

Самая главная её задача — избавлять владельца и продавцов от ручной работы.

Привезли товар — приняли его в программу.

Продали — остаток уменьшился.

Покупатель вернул покупку — оформили возврат.

Нужно узнать, осталась ли синяя футболка 46-го размера, — посмотрели в программе.

А не так:

— Лен, синяя 46-я осталась?

— Сейчас на склад схожу.

Через пять минут:

— Синяя есть. Но 48-я.

Вот примерно от этого автоматизация нас и спасает.

Хорошая система может учитывать продажи и остатки, помогать с приёмкой товара, печатать ценники, работать со скидками, хранить информацию о клиентах, показывать результаты разных торговых точек и формировать нужные отчёты.

То есть автоматизация — это не просто компьютер на прилавке.

Это когда магазин меньше зависит от блокнота, памяти продавца и загадочного файла «остатки_новые_точно_последние2.xlsx».

Что такое POS-система

Если совсем просто, POS-система — это рабочее место продавца, где программа и оборудование работают вместе.

В него могут входить:

• компьютер или POS-моноблок;

• кассовая программа;

• фискальный регистратор;

• сканер штрихкодов;

• денежный ящик;

• дисплей покупателя;

• весы;

• другое необходимое оборудование.

Именно могут входить, а не «обязательно должны».

Состав рабочего места зависит от магазина.

В небольшой торговой точке достаточно одного комплекта. В магазине с большим потоком покупателей требования к оборудованию уже будут другими.

Главное преимущество сборной POS-системы как раз в том, что её можно собрать под конкретные задачи.

Совет техника: не просите продавца просто «продать POS-систему». Расскажите, что вы продаёте, сколько покупателей проходит через кассу, есть ли маркировка и с какой программой собираетесь работать. Так вероятность купить нормальный комплект значительно выше.

POS-система и POS-терминал — в чём разница

Вот здесь терминология решила немного поиздеваться над предпринимателями.

POS-системой обычно называют весь программно-аппаратный комплекс рабочего места кассира.

POS-терминалом могут называть специализированный компьютер или моноблок для такого рабочего места.

А ещё «POS-терминалом» в обычной речи называют банковский терминал для оплаты картой.

Поэтому фраза:

— Мне нужен POS-терминал.

может совершенно справедливо закончиться вопросом:

— Какой именно?

Лучше сразу объяснить задачу:

У меня небольшой магазин одежды. Нужно вести остатки, сканировать товар, пробивать кассовые чеки, работать с маркировкой и принимать оплату картой.

Вот теперь уже понятно, что собирать.

Какой компьютер нужен магазину

Хорошая новость: компьютер с характеристиками игрового космолёта обычно не требуется.

Плохая новость: старый ноутбук, найденный на антресоли со словами «да что ему будет, он же включается», тоже подходит не всегда.

Всё зависит от программ, которые будут на нём работать.

На рабочем месте одновременно могут использоваться кассовая программа, товароучётная система, драйвер ККТ и другое необходимое ПО.

У каждой программы есть свои системные требования.

Поэтому порядок такой:

выбираем программное обеспечение → проверяем его требования → подбираем компьютер.

Если подходящий компьютер уже есть — прекрасно. Нет никакого смысла менять его только ради красивой надписи POS.

Совет техника: компьютер на кассе должен не просто включаться. Он должен нормально работать со всем необходимым ПО одновременно. Если кассир после каждой продажи успевает выпить чай, пока программа думает, это уже не автоматизация, а тренировка терпения.

Онлайн-касса или обычный принтер чеков

А вот здесь веселье немного заканчивается, потому что начинается 54-ФЗ.

Обычный принтер может напечатать бумажку, которая будет очень похожа на кассовый чек.

Но похожая бумажка и фискальный кассовый чек — не одно и то же.

Организации и индивидуальные предприниматели при расчётах по общему правилу должны применять зарегистрированную ККТ, если конкретная ситуация не относится к предусмотренным законом исключениям.

Поэтому обычному розничному магазину, как правило, понадобится онлайн-касса.

Если магазин работает через компьютер и кассовую программу, часто используется фискальный регистратор.

Программа оформляет продажу, а фискальный регистратор формирует фискальный документ и печатает чек.

Внутри ККТ устанавливается фискальный накопитель. Касса регистрируется в ФНС и при работе с ОФД передаёт фискальные документы оператору фискальных данных.

Поэтому фискальный регистратор — это не просто принтер чеков.

Хотя определение «принтер с очень большой ответственностью» ему вполне подходит.

Совет техника: если собираете кассовое рабочее место с компьютером, сначала проверьте совместимость ККТ с программой, в которой будет работать продавец. Хорошая касса, которая не дружит с вашим ПО, быстро перестаёт казаться хорошей.

Если пока вообще непонятно, какую кассу выбирать, начните со статьи «Как выбрать кассу».

Сканер штрихкодов

Поэтому сканер выбирают не только по цене.

Важно понимать, какие коды ему придётся считывать.

Если магазин работает с маркированными товарами, понадобится 2D-сканер, способный считывать коды Data Matrix.

Старый линейный сканер при этом может прекрасно работать с обычными штрихкодами. Просто для маркировки его возможностей будет недостаточно.

Совет техника: если продаёте маркированные товары, не спрашивайте только «сканер хороший?». Сразу уточняйте работу с Data Matrix. Слово «хороший» технической характеристикой пока не стало.

Актуальные модели можно посмотреть в разделе сканеров штрихкода.

Нужен ли принтер этикеток

Не каждому магазину.

Если весь товар приходит с готовыми этикетками и штрихкодами, возможно, отдельный принтер вам вообще не понадобится.

Если магазин самостоятельно создаёт внутренние штрихкоды, печатает этикетки или ценники, принтер заметно упрощает работу.

Конечно, можно использовать обычный офисный принтер.

Распечатали лист.

Взяли ножницы.

Аккуратно вырезали.

Нашли скотч.

Потеряли скотч.

Нашли другой скотч.

И вот уже вместо автоматизации у нас кружок «Умелые руки».

Если этикеток много, специализированный принтер гораздо удобнее.

Совет техника: заранее определите размер этикеток и объём печати. Покупать принтер просто потому, что «в магазине же должен быть принтер этикеток», не нужно.

Денежный ящик

Если принимаете наличные, их где-то нужно хранить.

Вариантов человечество придумало много:

• сейф;

• конверт;

• коробка;

• ящик стола;

• легендарная коробка из-под обуви.

Но для постоянной работы на кассе нормальный денежный ящик всё-таки удобнее.

Совместимый денежный ящик может открываться по команде кассового оборудования.

Оформили продажу — ящик открылся.

Никаких поисков ключа по карманам в момент, когда перед кассой уже стоит следующий покупатель.

Совет техника: если хотите автоматическое открытие ящика, проверяйте не только сам ящик, но и способ его подключения к выбранному кассовому оборудованию.

Какую программу выбрать для магазина

Вот мы и добрались до мозга всей конструкции.

Можно купить прекрасный компьютер, быстрый сканер и хорошую кассу.

Но именно программа должна заставить всё это работать как единая система.

В зависимости от решения она может:

• вести товары;

• учитывать остатки;

• оформлять продажи и возвраты;

• работать со скидками;

• хранить информацию о клиентах;

• печатать ценники;

• работать с несколькими торговыми точками;

• формировать отчёты;

• обмениваться данными с товароучётной системой.

Программ существует много.

1С обладает широкими возможностями и используется для серьёзного учёта и автоматизации различных процессов.

Но небольшому магазину совершенно необязательно использовать все её возможности.

Это примерно как купить автобус, чтобы одному ездить за хлебом.

Автобус отличный.

Просто задача немного другая.

Для розничной торговли есть и специализированные решения — например Frontol, БИФИТ Касса и другие программы.

Какую выбрать?

Ту, которая решает ваши задачи.

Если нужно только оформлять продажи — требования одни.

Если нужны склад, несколько магазинов, маркировка, обмен с 1С и серьёзный товарный учёт — совсем другие.

Совет техника: программу лучше выбирать раньше оборудования. Тогда кассу, сканер и остальную периферию можно подобрать с учётом реальной совместимости, а не соединять потом всё это методом научного тыка.

Если магазинов несколько

Вот здесь автоматизация начинает особенно радовать.

Без общей системы каждый магазин постепенно превращается в отдельное государство.

У первого свои остатки.

У второго свои таблицы.

У третьего продавец Светлана, которая всё помнит.

И пока Светлана на работе, система действительно функционирует великолепно.

Но бизнес всё-таки лучше строить так, чтобы важная информация хранилась не только в голове Светланы.

Если выбранная программа поддерживает работу с несколькими торговыми точками, можно собирать данные по магазинам, контролировать продажи и остатки, анализировать движение товара.

И уже не нужно звонить:

— У вас эта модель осталась?

— Сейчас посмотрю.

— А размер?

— Сейчас ещё раз посмотрю.

Совет техника: если второй магазин хотя бы теоретически может появиться, спросите о работе с несколькими торговыми точками ещё при выборе программы. Потом переносить весь учёт в другую систему значительно веселее. Но почему-то никто не смеётся.

Если продаёте маркированные товары

Стоп. Паниковать опять не надо. Мы всё ещё не на «Титанике».

Просто здесь к обычной автоматизации добавляются требования маркировки.

Для работы с маркированными товарами важно проверять рабочее место целиком:

• ККТ;

• поддержку ФФД 1.2;

• фискальный накопитель;

• прошивку кассы;

• драйвер;

• кассовую программу;

• 2D-сканер для Data Matrix;

• стабильный интернет;

• наличие совместимого решения ТС ПИоТ.

Почему целиком?

Потому что сама по себе фраза «у меня современная касса» ещё ничего не гарантирует.

Касса может подходить, а драйвер устарел.

Драйвер обновили, а кассовая программа не готова.

Программу настроили, а сканер Data Matrix нормально не читает.

И начинается любимая игра технической поддержки:

«А кто из них виноват?»

Поэтому для маркировки лучше проверять весь комплект.

Совет техника: не обновляйте отдельные компоненты кассового рабочего места просто по принципу «нашёл новую версию — поставил». Сначала проверяйте совместимость кассы, драйвера, программы и решения для маркировки.

Подробнее о подготовке рабочего места рассказано на странице подключения кассы к ТС ПИоТ.

Эквайринг

Эквайринг позволяет принимать оплату банковскими картами.

Для современного магазина безналичная оплата уже давно не выглядит дополнительной роскошью.

Покупатель набрал товар, достал карту или телефон и хочет заплатить.

Ему совершенно не интересно, что:

— терминал ещё оформляется;

— менеджер банка обещал перезвонить;

— договор почти готов;

— банкомат есть через дорогу.

Покупатель хочет сделать удивительную вещь — отдать магазину деньги.

Лучше ему не мешать.

Самый привычный вариант — отдельный банковский терминал.

Кассир оформляет продажу на кассе, вводит сумму на терминале, принимает оплату, а затем формирует на ККТ чек с соответствующей формой расчёта.

Есть интегрированные варианты, когда кассовая программа взаимодействует с банковским терминалом и сумма передаётся автоматически.

Есть кассы со встроенным эквайрингом.

Что выбрать — зависит от магазина.

Но здесь важно помнить:

чек банковского терминала не заменяет кассовый чек.

Банковский терминал подтверждает проведение банковской операции. ККТ оформляет расчёт в соответствии с требованиями законодательства.

Это разные вещи.

При оплате через СБП необходимость формирования кассового чека также определяется правилами применения ККТ.

Совет техника: отдельный терминал проще подключить как самостоятельное устройство, но сумму кассиру обычно приходится вводить отдельно. Интеграция удобнее в работе, зато требует совместимости оборудования и программного обеспечения. Выбирайте не по принципу «модно», а по тому, как реально будет работать кассир.

Сколько стоит автоматизация магазина

Вот здесь по законам жанра должна появиться красивая цифра.

Например:

«Полная автоматизация магазина за 29 990 рублей!»

А потом мелким шрифтом выяснится, что в эту стоимость не вошли касса, компьютер, ФН, программа, сканер и, собственно, сама автоматизация.

Поэтому честный ответ — зависит от магазина.

Одному нужны:

• компьютер;

• ККТ;

• ФН;

• ОФД;

• сканер.

Другому дополнительно понадобятся:

• принтер этикеток;

• весы;

• денежный ящик;

• банковский терминал;

• терминал сбора данных;

• товароучётная программа;

• подключение и настройка.

Поэтому считать нужно не цену одной кассы, а стоимость всего рабочего места.

Иногда дешёвая касса делает весь комплект дороже, потому что приходится докупать дополнительное оборудование или сложнее организовывать интеграцию.

Совет техника: сравнивайте не две кассы по цене, а два готовых рабочих места. Тогда картина получается гораздо интереснее.

С чего начать автоматизацию магазина

А теперь самое неожиданное.

Начать я предлагаю не с кассы.

И не с компьютера.

И даже не с программы.

Берём обычный лист бумаги.

Да. Статья про автоматизацию закончилась листом бумаги. Технологии беспощадны.

И отвечаем на вопросы.

Что продаём?

Есть маркированные товары? Весовой товар?

Сколько покупателей?

Десять чеков за день или постоянная очередь?

Что хотим учитывать?

Только продажи или ещё остатки, закупки, скидки, клиентов?

Какая программа уже используется?

Есть 1С или другая товароучётная система?

Как принимаем оплату?

Наличные, банковские карты, СБП?

Нужно печатать этикетки?

Или весь товар уже приходит со штрихкодами?

Будут ещё магазины?

Даже если второй магазин пока существует только в мечтах, лучше предусмотреть его заранее.

После этого уже можно выбирать программу и собирать оборудование.

И вот тогда получается настоящая автоматизация.

Не когда на прилавке стоит компьютер, касса, три сканера, два терминала и какая-то коробочка загадочно мигает зелёной лампочкой.

А когда продавец быстро обслуживает покупателя, чеки формируются правильно, остатки сходятся, оборудование не конфликтует друг с другом, а владелец понимает, что происходит с товаром и деньгами.

Главный совет техника: хорошая автоматизация — это та, которую через неделю перестаёшь замечать. Всё просто работает.

А количество проводов на столе — совершенно не показатель.