Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке
Плановая проверка трудовой инспекции — это контроль того, как работодатель соблюдает трудовое законодательство и требования охраны труда. Инспекторов интересуют не только кадровые документы, но и то, как установленные правила выполняются на практике.
Проверка может затронуть трудовые договоры, зарплату, рабочее время, отпуска, охрану труда и другие вопросы, связанные с работниками.
Кого включают в план проверок
Сейчас плановые проверки не проводятся автоматически раз в три года. Их периодичность зависит от категории риска, присвоенной работодателю.
Чем выше категория риска, тем больше вероятность планового контрольного мероприятия. Для объектов низкого риска плановые проверки не проводятся.
При определении категории учитываются особенности деятельности работодателя, численность работников, состояние охраны труда, произошедшие несчастные случаи, задолженность по зарплате и ранее выявленные нарушения.
Вместо некоторых плановых проверок инспекция может провести обязательный профилактический визит. Поэтому работодателю важно проверять сведения не только о проверках, но и о запланированных профилактических мероприятиях.
Где посмотреть информацию о проверке
Сведения о запланированных контрольных мероприятиях размещаются в Едином реестре контрольных мероприятий. Найти организацию или ИП можно по ИНН, ОГРН либо ОГРНИП.
В реестре указываются:
- контрольный орган;
- вид мероприятия;
- предмет проверки;
- предполагаемый срок проведения;
- сведения о согласовании, если оно необходимо;
- решение о проведении мероприятия;
- результаты после его завершения.
Важно: отсутствие организации в ежегодном плане не означает, что внеплановая проверка невозможна. При наличии предусмотренных законом оснований инспекция вправе провести внеплановое мероприятие.
Как проходит плановая проверка
Проверка может быть документарной или выездной.
При документарной проверке инспекция изучает документы и сведения без посещения работодателя. Организации направляют требование, в котором указывают, какие материалы необходимо представить и в какой срок.
При выездной проверке инспектор приезжает по адресу организации, обособленного подразделения или места ведения деятельности. Он может осмотреть помещения, изучить документы, получить письменные объяснения и опросить работников.
В решении о проведении проверки должны быть указаны её предмет, сроки, основания, инспекторы и разрешённые контрольные действия. Выходить за установленные пределы инспектор не вправе.
О выездной проверке работодателя по общему правилу уведомляют не позднее чем за 24 часа до её начала. Однако законодательство предусматривает случаи, когда предварительное уведомление не требуется.
Сколько длится проверка
По общему правилу документарная или выездная проверка не должна продолжаться более 10 рабочих дней.
При документарной проверке в этот срок не включается период между направлением требования и поступлением запрошенных документов. На продолжительность мероприятия также могут влиять приостановление проверки и другие обстоятельства, прямо предусмотренные законом.
Для малого предприятия суммарное время непосредственного взаимодействия с инспекторами при выездной проверке ограничено 50 часами, для микропредприятия — 15 часами.
Если компания работает через филиалы, представительства или другие обособленные подразделения, срок рассчитывается с учётом правил проведения проверки в отношении каждого объекта.
Какие документы может запросить инспектор
Единого списка документов для всех работодателей нет. Состав запроса зависит от предмета проверки, деятельности компании и наличия особых условий труда.
При этом инспектор не может требовать сведения, которые не относятся к предмету проверки. Также контролирующий орган не должен повторно запрашивать документы, которые уже находятся в государственных информационных системах и могут быть получены в порядке межведомственного обмена.
Документы могут предоставляться в форме и порядке, указанных в требовании, в том числе в электронном виде. Требование представить исключительно подлинники во всех случаях неправомерно.
Оформление трудовых отношений
В первую очередь инспекция проверяет, оформлены ли отношения со всеми фактически работающими людьми.
Могут быть запрошены:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения;
- приказы о приёме, переводе и увольнении;
- документы о трудовой деятельности работников;
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- документы об обработке персональных данных;
- локальные акты об оплате труда и премировании;
- документы об ознакомлении работников с локальными актами;
- договоры о полной материальной ответственности, если они заключались;
- гражданско-правовые договоры с физическими лицами.
Инспекторы обращают внимание не только на наличие документов, но и на их содержание. Например, в трудовом договоре должны быть указаны место работы, трудовая функция, условия оплаты труда, режим работы, условия труда на рабочем месте и другие обязательные сведения.
Отдельная должностная инструкция требуется не всегда. Трудовые обязанности могут быть закреплены непосредственно в трудовом договоре. Главное, чтобы функция работника была определена понятно и полностью.
Гражданско-правовые договоры проверяют на наличие признаков трудовых отношений. Если исполнитель подчиняется графику, постоянно выполняет определённую функцию и работает под контролем заказчика, договор могут признать трудовым независимо от его названия.
Рабочее время и время отдыха
Инспекция проверяет, как работодатель учитывает рабочее время и предоставляет отдых.
В этой части могут потребоваться:
- табели учёта рабочего времени;
- графики сменности;
- документы о суммированном учёте рабочего времени;
- график отпусков;
- заявления и приказы на отпуск;
- документы о привлечении к сверхурочной работе;
- документы о работе в выходные и праздничные дни;
- соглашения об установлении неполного рабочего времени;
- документы о направлении в командировки.
Особое внимание уделяется переработкам, продолжительности смен, междусменному отдыху и своевременному предоставлению ежегодного оплачиваемого отпуска.
Заработная плата
Трудовая инспекция проверяет, соблюдает ли работодатель сроки и порядок оплаты труда.
Инспектор может изучить:
- расчётные и платёжные документы;
- расчётные листки;
- сроки выплаты зарплаты;
- размер окладов, доплат и надбавок;
- оплату сверхурочной работы;
- оплату выходных и праздничных дней;
- начисление отпускных;
- удержания из заработной платы;
- компенсацию за задержку выплат;
- порядок индексации зарплаты;
- соблюдение требований о минимальном размере оплаты труда.
Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца в даты, установленные трудовым договором, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.
Расчётные листки необходимо выдавать работникам при выплате зарплаты. Их форма утверждается работодателем с соблюдением установленного порядка.
Если выплата задержана, работнику полагается денежная компенсация. Она начисляется независимо от того, по какой причине работодатель нарушил срок.
Отпуска, больничные и гарантии работникам
Инспекторы могут проверить:
- соблюдение графика отпусков;
- своевременность выплаты отпускных;
- предоставление обязательных отпусков;
- оформление отпусков без сохранения зарплаты;
- передачу сведений для назначения пособий;
- предоставление гарантий беременным работницам;
- соблюдение прав работников с детьми;
- гарантии несовершеннолетним и работникам с инвалидностью;
- правильность оформления временной нетрудоспособности.
Большинство социальных пособий выплачивает Социальный фонд России, однако работодатель отвечает за своевременную передачу необходимых сведений и выполнение обязанностей, которые остаются за ним.
Охрана труда
Это один из самых объёмных разделов проверки. Перечень документов зависит от профессий работников, условий труда и характера деятельности организации.
Инспекция может запросить:
- документы по системе управления охраной труда;
- результаты специальной оценки условий труда;
- документы по оценке профессиональных рисков;
- инструкции по охране труда;
- приказы о назначении ответственных лиц;
- программы и протоколы обучения;
- журналы или другие документы о проведении инструктажей;
- документы о стажировке и проверке знаний;
- документы о выдаче средств индивидуальной защиты;
- сведения о медицинских осмотрах;
- документы о психиатрическом освидетельствовании, если оно обязательно;
- материалы расследования несчастных случаев;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- документы о финансировании мероприятий по охране труда.
Обратите внимание: старое понятие «аттестация рабочих мест» использовать не следует. Сейчас условия труда оцениваются в рамках специальной оценки условий труда — СОУТ.
Инспектор может проверить не только документы, но и реальное состояние рабочих мест: используются ли средства защиты, проведено ли обучение, допущены ли сотрудники к работе и соблюдаются ли установленные требования безопасности.
Какие нарушения находят чаще всего
Во время проверок трудовая инспекция часто выявляет:
- работу без правильно оформленного трудового договора;
- подмену трудовых отношений гражданско-правовыми;
- отсутствие обязательных условий в трудовых договорах;
- несвоевременную выплату зарплаты и отпускных;
- отсутствие компенсации за задержку выплат;
- невыдачу расчётных листков;
- незаконные удержания из зарплаты;
- отсутствие учёта рабочего времени;
- неоплаченную сверхурочную работу;
- нарушения при привлечении к работе в выходные;
- отсутствие графика отпусков или его несоблюдение;
- отсутствие обязательной индексации зарплаты;
- непроведение СОУТ;
- отсутствие оценки профессиональных рисков;
- допуск сотрудников к работе без обучения или медицинского осмотра;
- отсутствие необходимых средств индивидуальной защиты;
- несоответствие локальных актов действующему законодательству.
Наличие документа само по себе не гарантирует отсутствия нарушения. Если в правилах установлен один порядок, а фактически применяется другой, инспекция будет оценивать реальные действия работодателя.
Какие права есть у работодателя
Работодатель вправе:
- ознакомиться с решением о проведении проверки;
- проверить полномочия инспектора;
- присутствовать при проведении контрольных действий;
- получать информацию, относящуюся к предмету проверки;
- давать пояснения;
- представлять дополнительные документы;
- знакомиться с актом и результатами проверки;
- указывать в акте своё несогласие;
- подавать возражения и обжаловать решения инспекции;
- требовать соблюдения установленных сроков и предмета проверки.
Если инспектор запрашивает документы, которые явно не относятся к предмету мероприятия, работодателю лучше не игнорировать требование, а письменно попросить пояснить основание запроса.
Что происходит после проверки
По окончании контрольного мероприятия оформляется акт. В нём указываются проведённые действия, изученные документы и обнаруженные нарушения.
Если нарушение подтверждено, инспекция может:
- выдать предписание об устранении нарушения;
- установить срок его исполнения;
- возбудить дело об административном правонарушении;
- направить материалы в другие государственные органы, если обнаружены признаки нарушения, относящегося к их компетенции;
- принять меры при непосредственной угрозе жизни и здоровью работников.
Протокол об административном правонарушении составляется не при каждом замечании автоматически. Для привлечения к ответственности должны быть установлены состав нарушения и лицо, которое за него отвечает.
Ответственность может быть возложена на организацию, индивидуального предпринимателя или конкретное должностное лицо. Это не обязательно только руководитель, начальник отдела кадров или главный бухгалтер. Значение имеет то, на кого были возложены соответствующие обязанности и кто фактически допустил нарушение.
Дисквалификация и уголовная ответственность возможны только за конкретные нарушения и при наличии предусмотренных законом оснований.
Как подготовиться к плановой проверке
Подготовку лучше начинать не со сбора всех документов подряд, а с определения предмета предстоящего мероприятия.
- Найдите сведения о проверке в Едином реестре контрольных мероприятий.
- Изучите решение о её проведении.
- Определите вопросы, которые будет проверять инспекция.
- Проверьте кадровые документы по этим направлениям.
- Сверьте локальные акты с фактической работой организации.
- Проверьте сроки выплаты зарплаты и предоставления отпусков.
- Убедитесь, что проведены обязательные мероприятия по охране труда.
- Назначьте сотрудника, который будет взаимодействовать с инспектором.
- Подготовьте пояснения по спорным ситуациям.
- Не оформляйте документы задним числом и не предоставляйте заведомо недостоверные сведения.
Главное
Плановая проверка трудовой инспекции — это не общий просмотр всей деятельности компании без ограничений. У мероприятия должны быть установлены предмет, срок и перечень допустимых контрольных действий.
Кадровые документы и систему охраны труда нужно поддерживать в актуальном состоянии постоянно. Тогда подготовка сведётся к проверке документов и исправлению отдельных недочётов, а не к срочному восстановлению кадрового учёта за несколько лет.
