Какой кассовый аппарат выбрать для небольшого магазина

Какой магазин можно считать небольшим

В законодательстве нет отдельного понятия «маленький магазин» для выбора ККТ.

Для этой статьи будем считать небольшим магазином торговую точку, где:

• одна касса;

• небольшой или умеренный поток покупателей;

• один или несколько кассиров;

• относительно небольшой ассортимент;

• простой товарный учёт или его нет;

• не требуется сложная автоматизация рабочего места.

При этом даже маленький магазин может продавать маркированные товары, работать с 1С, использовать сканер, весы и эквайринг. Поэтому начинать выбор кассы лучше не с её цены.

Сначала смотрим, что продаём

Это один из главных вопросов.

Если магазин продаёт обычные товары, требования к кассовому рабочему месту будут одни. Если есть маркированная продукция или алкоголь — другие.

Для маркированных товаров нужно учитывать не только саму ККТ, но и ФФД 1.2, фискальный накопитель, программное обеспечение, 2D-сканер Data Matrix и требования ТС ПИоТ.

Поэтому правило «мало чеков — подойдёт любая простая кнопочная касса» здесь не работает.

Если торгуете маркированными товарами, сначала проверьте готовность рабочего места. Подробнее об этом — в разделе подключения кассы к ТС ПИоТ.

Нужна ли маленькому магазину онлайн-касса

Небольшой оборот, редкие продажи или маленькое количество чеков сами по себе не освобождают от применения ККТ.

Если при конкретном расчёте по закону требуется касса, чек нужно сформировать независимо от того, один такой расчёт за месяц или сто за день.

Не освобождает от ККТ автоматически и безналичная оплата. При расчётах с физическими лицами значение имеет не только способ получения денег, но и сама схема расчёта.

Отдельные исключения предусмотрены законодательством, в том числе для определённых безналичных расчётов между организациями и ИП.

Поэтому сначала определяем, нужна ли ККТ для конкретного бизнеса, а потом покупаем оборудование.

Когда подойдёт кнопочная касса

Автономная кнопочная касса может быть удобна, если:

• покупателей немного;

• кассовые операции простые;

• сложный товарный учёт не нужен;

• интеграция с компьютерной программой не требуется;

• выбранная модель поддерживает необходимые для магазина функции.

Это хороший вариант, когда от кассы в первую очередь требуется простая работа с продажами без сложной автоматизации.

Но даже такую ККТ нужно выбирать с учётом ассортимента и действующих требований.

Когда лучше смарт-терминал

Смарт-терминал удобен, если кроме формирования чеков нужны дополнительные возможности: каталог товаров, скидки, отчёты, простые инструменты учёта или приложения.

В зависимости от модели и программного обеспечения к нему можно подключать сканер и другое оборудование.

Для небольшого магазина это часто удобный промежуточный вариант между простой автономной кассой и полноценным рабочим местом на компьютере.

Когда нужен фискальный регистратор

Если магазин работает с 1С, Frontol или другой кассовой либо товароучётной программой, имеет смысл рассмотреть фискальный регистратор.

В этом случае продажа оформляется в программе, а фискальный регистратор формирует кассовый чек.

Такой вариант подходит, когда нужен более серьёзный товарный учёт, автоматизация рабочего места и подключение периферии.

Если магазин этого не требует, усложнять систему нет смысла.

Сколько чеков проходит через кассу

Чем больше покупателей, тем важнее скорость работы кассира.

При небольшом потоке можно пожертвовать скоростью печати или автоотрезчиком ради более доступной модели.

Когда покупателей много, становятся важнее:

• скорость печати;

• автоотрезчик;

• быстрое добавление товаров в чек;

• сканирование штрихкодов;

• удобство кассовой программы;

• интеграция с эквайрингом и товароучётом.

Жёсткого правила вроде «20 чеков — кнопочная касса, 150 — смарт-терминал» нет. Два магазина с одинаковым количеством чеков могут нуждаться в совершенно разных решениях.

Какое оборудование понадобится

Заранее подумайте, что будет подключаться к кассе.

Сканер

Для обычных штрихкодов сканер просто ускоряет работу. Для маркированных товаров понадобится 2D-сканер, способный считывать Data Matrix.

Подходящие модели есть в каталоге сканеров штрихкода.

Эквайринг

Можно использовать отдельный банковский терминал или выбрать кассовое решение со встроенным эквайрингом.

При небольшом потоке отдельный терминал вполне удобен. При интенсивной работе интегрированное решение может сократить количество действий кассира.

Весы и денежный ящик

Весы понадобятся при продаже весовых товаров.

Денежный ящик полезен при большом количестве наличных расчётов, но при преимущественно безналичной оплате может оказаться необязательным.

При подключении любого дополнительного оборудования нужно заранее проверять совместимость с конкретной кассой и программой.

Нужен ли товарный учёт

Если ассортимент небольшой и редко меняется, сложная товароучётная система может быть избыточной.

По мере роста магазина становятся полезны контроль остатков, закупок, продаж и движения товаров. Тогда касса уже становится частью системы автоматизации.

Если магазин планирует развиваться, лучше учитывать это сразу, чтобы через несколько месяцев не пришлось полностью менять рабочее место.

Сколько на самом деле стоит касса

Цена ККТ на витрине — ещё не стоимость готового рабочего места.

Дополнительно могут понадобиться:

• фискальный накопитель;

• ОФД;

• регистрация ККТ;

• программное обеспечение;

• настройка;

• сканер;

• эквайринг;

• другое оборудование.

Поэтому сравнивать лучше стоимость готового комплекта, а не только двух кассовых аппаратов.

Можно ли сэкономить

Можно. И лучший способ — не покупать функции, которые магазину не нужны.

Если сложная автоматизация не требуется, незачем платить за неё заранее.

Другой вариант — касса б/у. Но перед покупкой нужно проверить конкретную модель, её техническое состояние, возможность регистрации и соответствие задачам магазина.

О подводных камнях такой покупки мы отдельно рассказывали в статье «Как купить кассу б/у».

Какую кассу выбрать

Для небольшого магазина логика довольно простая:

Небольшой поток + простой учёт
→ можно рассматривать автономную кассу.

Нужен удобный каталог товаров и дополнительные функции
→ смотрим смарт-терминалы.

Есть 1С, Frontol или другая кассовая программа
→ рассматриваем фискальный регистратор.

Но перед этим обязательно проверяем ассортимент, маркировку, необходимое оборудование и программное обеспечение.

Чтобы не сравнивать десятки моделей вручную, можно воспользоваться нашим тестом подбора кассы. Он учитывает основные условия работы и помогает сузить выбор до подходящих вариантов.

Так проще подобрать кассу, которая справится с задачами магазина, и не переплачивать за возможности, которыми вы всё равно не будете пользоваться.