Как выбрать и зарегистрировать кассовый аппарат

Купить кассу — не самая сложная задача.

Сложности начинаются дальше.

Нужно понять, подходит ли выбранная модель для вашего бизнеса, правильно подобрать фискальный накопитель, заключить договор с ОФД, зарегистрировать ККТ в налоговой, провести фискализацию и настроить передачу документов. А если продаёте маркированные товары — дополнительно проверить готовность рабочего места к маркировке.

Всё это можно сделать самостоятельно.

А можно обратиться в Кассоптторг: мы поможем выбрать кассу, подготовим её к работе, зарегистрируем, настроим и объясним, что делать дальше.

Перед покупкой: нужна ли вам касса

Это первый вопрос, с которого стоит начинать.

Не:

«Какую кассу купить?»

А:

«Нужна ли мне ККТ?»

По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели применяют контрольно-кассовую технику при расчётах, если конкретная ситуация не относится к исключениям, установленным законодательством.

Причём речь идёт не только о наличных.

При расчётах с физическими лицами ККТ, как правило, применяется и при безналичной оплате: банковской картой, переводом, через СБП и другими способами, если конкретный расчёт не подпадает под предусмотренное законом исключение.

Есть ситуации, когда ККТ можно не применять. Они зависят от вида деятельности, статуса продавца, места осуществления расчётов и других условий.

Например, плательщики налога на профессиональный доход при расчётах в рамках НПД работают без ККТ и формируют чеки по правилам этого налогового режима.

Есть особенности и при безналичных расчётах между организациями и ИП.

Поэтому покупать кассу просто потому, что «бизнесу вроде положено», не стоит.

Если сомневаетесь, сначала можно проконсультироваться со специалистом и выяснить, нужна ли ККТ именно при вашей схеме работы.

Какую кассу выбрать

Если ККТ действительно нужна, следующий вопрос — какую.

Кассы отличаются не только ценой и внешним видом.

При выборе нужно учитывать:

• вид деятельности;

• количество чеков;

• стационарную или выездную работу;

• способ подключения к интернету;

• работу с маркированными товарами;

• используемую кассовую или товароучётную программу;

• необходимость подключения к компьютеру;

• эквайринг;

• автономность;

• необходимое дополнительное оборудование.

Кроме того, выбранная модель ККТ должна быть включена в реестр контрольно-кассовой техники ФНС.

Самостоятельно сравнивать десятки моделей необязательно. Для этого у нас есть тест подбора кассы.

Ответьте на несколько вопросов о своей работе — тест поможет определить подходящий вариант.

А если останутся вопросы, специалисты Кассоптторга помогут подобрать конкретную модель и комплект оборудования.

На что смотреть при выборе кассы

Стационарная или мобильная

Для магазина с постоянным кассовым местом обычно важны скорость работы, удобство кассира, совместимость с программой и возможность подключения необходимой периферии.

Для курьера, мастера на выезде или мобильной торговли важнее компактность, аккумулятор и возможность подключиться к интернету там, где проводится расчёт.

Поэтому сначала определяем условия работы, а уже потом смотрим модели.

Интернет

В зависимости от модели ККТ может подключаться к интернету через Wi-Fi, мобильную связь, Ethernet или другими предусмотренными производителем способами.

Выбирать нужно исходя из того, какая связь реально доступна на месте работы.

Нет смысла переплачивать за возможности, которыми вы не будете пользоваться. И наоборот — неприятно уже после покупки обнаружить, что нужного способа подключения у кассы нет.

Аккумулятор

Если касса постоянно стоит возле розетки, автономность может быть не главным параметром.

Для выездной работы — наоборот.

Здесь нужно смотреть характеристики конкретной модели и оценивать их с учётом реальных условий работы.

Кнопки или сенсорный экран

Есть кнопочные кассы и сенсорные смарт-терминалы.

Какой вариант удобнее, зависит от сценария работы.

Если нужно быстро выполнять однотипные операции, физические кнопки могут быть удобны. Если приходится выбирать товары из каталога и работать с дополнительными функциями программы, сенсорный интерфейс зачастую практичнее.

Главное — подбирать кассу под работу, а не перестраивать работу под уже купленную кассу.

Если продаёте маркированные товары

Здесь требований становится больше.

Нужно проверить не только саму кассу, но и всё рабочее место:

• модель ККТ;

• поддержку ФФД 1.2;

• фискальный накопитель;

• прошивку;

• драйвер;

• кассовую программу;

• 2D-сканер Data Matrix;

• интернет;

• наличие совместимого решения ТС ПИоТ.

Причём наличие современной кассы ещё не означает, что всё рабочее место автоматически готово к продаже маркированных товаров.

Иногда достаточно обновить программное обеспечение или драйвер. Иногда требуется заменить или добавить оборудование.

Поэтому покупать новую кассу без предварительной проверки не стоит.

В Кассоптторге можно заказать подготовку кассы к работе с ТС ПИоТ. Проверим рабочее место и определим, что необходимо настроить или обновить.

Что понадобится кроме самой кассы

ККТ — только часть комплекта.

Для регистрации и работы могут понадобиться фискальный накопитель, ОФД, интернет, электронная подпись, а в зависимости от бизнеса — сканер, эквайринг и другое оборудование.

Разберём основное.

1. Фискальный накопитель

Фискальный накопитель устанавливается внутри ККТ. Он записывает и хранит фискальные данные, формирует фискальный признак и выполняет другие предусмотренные законодательством функции.

Использовать нужно ФН, включённый в реестр фискальных накопителей ФНС.

При выборе обычно приходится иметь дело с накопителями с максимальным сроком действия ключа фискального признака 15 или 36 месяцев.

Но просто выбрать вариант на 36 месяцев по принципу «дольше — значит лучше» нельзя.

Допустимый и фактический срок использования зависит от условий применения, налогового режима, характера деятельности и других требований.

Поэтому ФН лучше подбирать одновременно с кассой.

Если кассу готовят к работе специалисты Кассоптторга, отдельно разбираться в этих условиях не придётся — подходящий ФН подберём вместе с оборудованием.

2. Оператор фискальных данных

При обычной схеме работы фискальные документы передаются в ФНС через оператора фискальных данных — ОФД.

Для этого нужно выбрать оператора и оформить договор.

Для некоторых предусмотренных законом сценариев ККТ может работать в автономном режиме без передачи документов через ОФД, но это отдельный режим применения кассы.

ОФД можно оформить одновременно с подготовкой ККТ, чтобы не собирать необходимые для запуска компоненты по отдельности.

3. Квалифицированная электронная подпись

При электронной регистрации ККТ через личный кабинет организации или ИП используется квалифицированная электронная подпись.

С её помощью подписывается электронное заявление.

Есть и другие предусмотренные способы регистрации, включая подачу бумажного заявления лично в территориальный налоговый орган.

Если регистрировать кассу через Кассоптторг, мы подскажем, что понадобится именно для выбранного способа регистрации.

4. Интернет

Если ККТ работает с передачей фискальных документов через ОФД, ей необходима связь.

При временном отсутствии интернета касса может продолжать формировать документы. Они сохраняются в фискальном накопителе и после восстановления соединения передаются ОФД.

Но оставлять проблему со связью надолго нельзя.

Если в течение 30 календарных дней с момента формирования фискального признака документа не будет получено подтверждение ОФД, фискальный накопитель прекращает формировать новые фискальные признаки до передачи накопленных документов.

Поэтому 30 дней — не нормальный режим работы без интернета, а предельный срок непередачи документов.

Если документы перестали уходить в ОФД, причину лучше устранить сразу.

Как зарегистрировать кассу

Когда оборудование выбрано и всё необходимое подготовлено, кассу нужно зарегистрировать.

Сам процесс состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Подать заявление

Для регистрации ККТ подаётся заявление с необходимыми сведениями о кассе, фискальном накопителе и условиях её применения.

При электронной регистрации заявление можно подать через предусмотренные для этого электронные сервисы. Один из основных вариантов — личный кабинет организации или ИП на сайте ФНС с использованием КЭП.

Сохраняется и возможность подать бумажное заявление лично в территориальный налоговый орган.

После проверки сведений кассе присваивается регистрационный номер ККТ.

Шаг 2. Провести фискализацию

Полученный регистрационный номер вместе с другими необходимыми регистрационными данными записывается в ККТ и фискальный накопитель.

После этого касса формирует отчёт о регистрации.

Сведения из отчёта должны быть переданы в налоговый орган не позднее рабочего дня, следующего за днём получения регистрационного номера ККТ.

Шаг 3. Получить карточку регистрации

Налоговый орган проверяет полученные сведения и формирует карточку регистрации ККТ.

После завершения регистрации кассу можно окончательно подготовить к работе: проверить настройки, связь с ОФД, печать и передачу фискальных документов.

Почему при регистрации важно не ошибиться

Сам процесс регистрации не выглядит сложным, но требует внимательности.

Особенно важно правильно указать регистрационные данные.

Например, ошибка в регистрационном номере ККТ или ИНН пользователя при записи данных в фискальный накопитель может привести к необходимости замены ФН.

Поэтому здесь лучше проверить всё до формирования отчёта, чем исправлять последствия после.

Именно поэтому регистрацию часто поручают специалистам: не потому, что самостоятельно сделать её невозможно, а потому, что ошибка может обойтись дороже самой услуги.

Можно ли зарегистрировать кассу самостоятельно

Да.

Участие ЦТО для регистрации ККТ не является обязательным.

Если хотите сделать всё самостоятельно, потребуется:

1. определить, нужна ли вам ККТ;

2. выбрать подходящую модель;

3. подобрать фискальный накопитель;

4. оформить ОФД;

5. подготовить всё необходимое для выбранного способа регистрации;

6. заполнить и подать заявление;

7. получить регистрационный номер;

8. правильно внести регистрационные данные в ККТ;

9. сформировать отчёт о регистрации;

10. завершить регистрацию и получить карточку ККТ;

11. настроить кассу;

12. проверить передачу фискальных документов.

Главное — соблюдать последовательность действий и внимательно проверять регистрационные данные.

А можно ничего этого не делать самому?

Можно.

Выбор кассы, ФН, ОФД, регистрация и настройка требуют времени и внимательности. Если хочется разобраться самостоятельно — теперь вы знаете, из каких этапов состоит весь процесс и на что обратить внимание.

Но есть и более простой вариант — поручить подготовку кассы специалистам Кассоптторга.

Мы поможем:

• определить, какая касса подходит для вашей работы;

• подобрать ККТ и фискальный накопитель;

• оформить необходимые для работы сервисы;

• зарегистрировать и настроить кассу;

• подключить необходимое оборудование и ПО;

• проверить передачу фискальных документов;

• подготовить рабочее место к работе.

В результате не придётся отдельно разбираться в каждом этапе — касса будет подготовлена с учётом условий вашего бизнеса.

А если проще сразу обсудить задачу со специалистом Кассоптторга — позвоните нам.